Archiefverordening De Wolden 2016

Archiefverordening De Wolden 2016

Gegevens van de regeling

Gegevens van de regeling
OverheidsorganisatieGemeente De Wolden
Officiële naam regelingArchiefverordening De Wolden 2016
CiteertitelArchiefverordening De Wolden 2016
Vastgesteld doorgemeenteraad
Onderwerpbestuur en recht

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. Artikel 30, lid 1 en artikel 32, lid 2 van de Archiefwet 1995

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtredingTerugwerkende kracht t/mBetreftDatum ondertekening, Bron bekendmakingKenmerk voorstel
01-01-2016 n.v.t. Nieuwe regeling 27-10-2016 Digitaal gemeenteblad 27-10-16 / 9

Tekst van de regeling

De raad van de gemeente De Wolden;

Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders

Gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;

Overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen;

Besluit vast te stellen de volgende verordening:

Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen

(Archiefverordening De Wolden 2016)

Hoofdstuk I. Definities

Artikel 1. Definities

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  1. a.

    archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet

  1. b.

    archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats

  1. c.

    archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte

  1. d.

    beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel

  1. e.

    wet: de Archiefwet 1995

Hoofdstuk II. De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden

Artikel 2. Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.

Artikel 3. Kwaliteitssysteem

Het college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast.

Artikel 4. Middelen

Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.

Artikel 5. Personeel

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.

Artikel 6. Beheervoorschriften

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.

Artikel 7. Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden

Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.

Artikel 8. Taken en verantwoordelijkheden van overgebrachte archiefbescheiden

Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de secretaris.

Artikel 9. Archiefbewaarplaats

Het college van burgemeester en wethouders wijst een archiefbewaarplaats aan.

  1. a.

    De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats zijn de bewaarplaatsen, die zich bevinden in het Compagnieshuis, Raadhuisplein 24 te Hoogeveen en de archiefkelder in het gemeentehuis van gemeente De Wolden, Raadhuisstraat 2 te Zuidwolde.

  1. b.

    In deze archiefbewaarplaatsen kunnen zich, naast overgebrachte archiefbescheiden, ook documenten met een afwijkend openbaarheidsregime bevinden.

Hoofdstuk III. Verslaglegging door de secretaris aan het college van burgemeester en wethouders

Artikel 10. Verslag van de secretaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden

De secretaris brengt twee-jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 11. Verantwoording van de secretaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden

De secretaris legt twee-jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen.

Hoofdstuk IV. Verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad

Artikel 12. Verslag van het college aan de raad over het beheer

Het college van burgemeester en wethouders brengt twee-jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de secretaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 10 en 11.

Hoofdstuk V. Slotbepalingen

Artikel 13. Intrekking

De Archiefverordening De Wolden 2012 wordt ingetrokken.

Artikel 14. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2016.

Artikel 15. Naamgeving

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening De Wolden 2016.

Sluiting

De raad voornoemd,

R. de Groot, I.J. Gehrke,

voorzitter griffier

Toelichting

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe.

Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.

Het college van burgemeester en wethouders neemt op grond van deze verordening een aantal besluiten. Het beheer van de archiefbescheiden wordt nader geregeld in het Besluit Informatiebeheer, op grond van artikel 6. De taken en verantwoordelijkheden van de secretaris ten aanzien van het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden vermeld in diens benoemingsbesluit. Ten slotte wordt een besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-depot.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

  1. a.

    Archiefbescheiden: met dit wettelijke begrip wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente. Dit ongeacht de vorm of de leeftijd van de archiefbescheiden. Het begrip ‘archiefbescheiden’ suggereert evenals het begrip ‘archief’ ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Taken en werkprocessen van de gemeente kunnen worden uitbesteed aan andere partijen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet Gemeenschappelijke regelingen. Zie hiervoor de Notitie Verbonden Partijen van het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) en de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN). Archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen worden gevormd op grond van taken en/of de werkprocessen van de gemeente vallen onder de werking van deze verordening. Dat geldt dus ook voor privaatrechtelijke rechtspersonen die gemeentelijke taken uitvoeren.

  1. b.

    Archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot.

  1. c.

    Archiefruimte: ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht.

Artikel 2

Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet.

Artikel 3

De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. De toelichting op dit artikel stelt: ‘De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken.’ Het beheer van de archiefbescheiden dient vervolgens te voldoen aan de eisen onder andere door deze regelmatig te toetsen.

Artikel 8

Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaalt dat, wanneer geen archivaris is benoemd, de secretaris de archiefbewaarplaats beheert.

Artikel 9

Dit is bepaald in artikel 31 van de wet.

Artikel 10 en 11

De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de secretaris vormen de basis voor de verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad.

Artikel 12

Hierdoor wordt de raad in de gelegenheid gesteld het college van burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.

Contact

E-mail: gemeente@dewolden.nl

Bel ons op:

14 0528
(zonder kengetal)

Postadres

Postbus 20, 7920 AA Zuidwolde

Bezoekadres

Raadhuisstraat 2
7921 GD Zuidwolde

Openingstijden

Contactinformatie