Protocol elektronisch berichtenverkeer gemeente De Wolden 2013

Home > Raad en College > Verordeningen, overige regelingen en beleidsregels > Protocol elektronisch berichtenverkeer gemeente De Wolden 2013

Protocol elektronisch berichtenverkeer gemeente De Wolden 2013

Gegevens van de regeling

Gegevens van de regeling
OverheidsorganisatieGemeente De Wolden
Officiële naam regelingProtocol elektronisch berichtenverkeer gemeente De Wolden 2013
CiteertitelProtocol elektronisch berichtenverkeer gemeente De Wolden 2013
Vastgesteld doorcollege van burgemeester en wethouders
Onderwerppersoneel en organisatie

Opmerkingen m.b.t. de regeling

Geen.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. Algemene wet bestuursrecht
  2. Archiefwet 1995

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtredingTerugwerkende kracht t/mBetreftDatum ondertekening, Bron bekendmakingKenmerk voorstel
19-12-2013 n.v.t. Nieuwe regeling 03-12-2013 De Wolder Courant 03-12-2013

Tekst van de regeling

Burgemeester en wethouders van De Wolden;

overwegende dat er via de elektronische weg nieuwe manieren zijn ontstaan voor communicatie tussen burgers en bestuursorganen en bestuursorganen onderling;

dat het gewenst is om hiervoor nadere regels op te stellen, zoals dat al wordt bepaald in de Algemene wet bestuursrecht;

gelezen het voorstel van de afdeling Concern d.d 26 november 2013;

gelet op de Algemene wet bestuursrecht en de Archiefwet;

Besluiten:

het volgende "Protocol elektronisch berichtenverkeer gemeente De Wolden 2013" vast te stellen.

Hoofdstuk 1. Begripsbepaling, reikwijdte en doeleinde

Artikel 1. Begripsbepaling

In dit protocol wordt verstaan onder:

  1. -

    Algemene postbus: elektronische postbus welke niet gekoppeld is aan een specifieke medewerker van de gemeente De Wolden, maar aan de organisatie als geheel of een onderdeel daarvan, i.c. gemeente@dewolden.nl.

  2. -

    Persoonlijke postbus: elektronische postbus welke gekoppeld is aan een specifieke medewerker van de gemeente De Wolden.

  3. -

    Gemeentelijk e-mailadres: elektronisch postadres eindigend op @dewolden.nl.

  4. -

    Gemeentelijke website: de internetsite van de gemeente De Wolden, www.dewolden.nl/.

  5. -

    Elektronische berichten: informatie die langs elektronische weg verzonden wordt. Bij verkeer  langs elektronische weg kan men bijvoorbeeld denken aan e-mailberichten, webformulieren en faxberichten.

  6. -

    Functionele berichten: elektronische berichten die een medewerk(st)er uit hoofde van zijn of  haar functie ontvangt of verzendt.

  7. -

    Privé berichten: elektronische berichten die een medewerk(st)er niet uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of verzendt.

  8. -

    Bestuurlijke berichten: functionele berichten inhoudende een besluit verzonden door of namens een bestuursorgaan. Bijvoorbeeld aanvragen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen.

  9. -

    Archiefwaardige berichten: functionele berichten die op grond van de archiefwetgeving in aanmerking komen voor bewaring; hieronder vallen in ieder geval bestuurlijke berichten.

  10. -

    Niet archiefwaardige berichten: niet bestuurlijke berichten en privé berichten die op grond van de archiefwetgeving niet in aanmerking komen voor bewaring.

  11. -

    Medewerker: persoon met een aanstelling bij of een arbeidsovereenkomst met de gemeente De Wolden, alsmede stagiaires, inleen-/uitzendkrachten, gedetacheerden en overige (externe) medewerkers.

  12. -

    Behandelaar: medewerker die met de afhandeling van het elektronische bericht is belast. 

Artikel 2. Reikwijdte

1. Het protocol is van toepassing op functionele berichten verstuurd naar of ontvangen op een gemeentelijk e-mailadres of faxapparaat. Privé berichten vallen niet onder de werking van het protocol.

2. Het protocol is van toepassing op inkomende functionele berichten verzonden via een webformulier vanaf de gemeentelijke website.

3. Het protocol is niet van toepassing op overige vormen van inkomend en uitgaand elektronisch verkeer.

Artikel 3. Doeleinden

1. Naar de eigen organisatie verschaft het protocol duidelijkheid over hoe medewerkers om horen te gaan met de afhandeling van functionele berichten.

2. Naar overige partijen maakt het protocol kenbaar dat het mogelijk is om berichten elektronisch naar de gemeente De Wolden te verzenden en verschaft het duidelijkheid in de voorwaarden die de gemeente De Wolden stelt aan het gebruik van de elektronische weg.

Hoofdstuk 2. Verantwoordelijkheid

Artikel 4. Verantwoordelijkheid

Iedere medewerker is verantwoordelijk voor de behandeling van functionele berichten conform dit protocol.

Hoofdstuk 3. Bereikbaarheid

Artikel 5. Bereikbaarheid

1. Berichten kunnen elektronisch naar de gemeente De Wolden verzonden worden.

2. Elektronische aanvragen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde webformulier op de gemeentelijke website. Indien een dienst of product niet middels een specifiek webformulier wordt aangeboden kan een bericht door middel van het algemene webformulier elektronisch worden verzonden.

3. Overige functionele berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn naar de algemene postbus gemeente@dewolden.nl 

4. Berichten die niet in behandeling worden genomen zijn:

a. berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden;

b. berichten die de maximale e-mail grootte overschrijden;

c. berichten die niet voorzien zijn van naam en adres van de afzender of het BSN-nummer (burgerservicenummer);

d. berichten die door de externe virus- en spammailfilters van de gemeente De Wolden worden tegengehouden.

e. verzoeken in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur welke zijn ingediend via de elektronische weg.

5. Berichten moeten aan de volgende eisen voldoen:

a. het bericht mag inclusief bijlagen niet groter zijn dan 5Mb.

b. het bericht moet door de e-mailserver van de gemeente De Wolden verwerkt kunnen worden en voldoen aan de geldende standaarden voor e-mailverkeer.

c. eventuele bijlagen moeten in te lezen zijn door bij de gemeente De Wolden gehanteerde pakketten zoals Word, Excel, Acces, Powerpoint en de formaten die gehanteerd moeten worden zijn PDF, JPG, TIFF en ODF.

d. het e-mailadres moet herleidbaar zijn.

e. het bericht mag evenals de bijlagen geen wachtwoorden bevatten.

f.   berichten mogen geen virussen bevatten en mogen niet worden gekenmerkt als spammail.

Hoofdstuk 4. Afhandeling

Artikel 6. Ontvangstbevestiging

Voor functionele berichten die binnenkomen via een webformulier op de gemeentelijke website en functionele berichten die binnenkomen via gemeente@dewolden.nl wordt binnen twee werkdagen een technische ontvangstbevestiging verstuurd. Hiermee wordt aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde ontvangen is.

Voor via de elektronische weg ingediende verzoeken in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur zal een reactie worden gestuurd aan de indiener(s). Hierin wordt gewezen op artikel 5 lid 4 onder e van dit protocol. Er zal in de reactie een verwijzing worden opgenomen naar de andere openstaande mogelijkheden tot indiening voor dergelijke verzoeken.

Artikel 7. Afhandeling

1. Afzenders van alle functionele berichten die conform artikel 5 zijn ingekomen, ontvangen binnen 5 werkdagen na ontvangst een behandelingsbericht waarin aangegeven wordt:

a. wie de behandelende ambtenaar of afdeling is.

b. wat de termijn is van de vervolgreactie.

c. of de vervolgreactie schriftelijk zal zijn.

d. of een ondertekend document e.d. nodig is. Als datum van ontvangst geldt hierbij de datum waarop het bericht door de gemeente De Wolden is ontvangen.

2. Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het tijdig afhandelen van functionele berichten waarvan hij of zij de behandelaar is.

3. Onder een tijdige afhandeling wordt verstaan:

a. afhandeling binnen de wettelijk geldende termijn;

b. bij ontbreken van een wettelijke termijn afhandeling binnen een termijn van acht weken.

4. Wanneer het niet mogelijk is een bericht tijdig af te handelen stuurt de behandelaar c.q. het bestuursorgaan een vertragingsbericht. Naast een nieuwe streefdatum bevat dit bericht de reden van vertraging.

5. De bekendmaking en toezending van bestuurlijke berichten vindt in ieder geval schriftelijk en op wens van de verzoeker ook elektronisch plaats. Elektronische afhandeling is alleen toegestaan indien:

a. de geadresseerde expliciet kenbaar heeft gemaakt via zijn e mailadres voldoende bereikbaar te zijn.

b. het uitgaande bericht ondertekend is middels een met voldoende waarborgen omgeven authentificatie.

6. De formele afhandeling van overige functionele berichten vindt schriftelijk en/of elektronisch plaats. Elektronische afhandeling is alleen toegestaan indien geadresseerde expliciet kenbaar heeft gemaakt via zijn e-mailadres voldoende bereikbaar te zijn.

7. Alle uitgaande elektronische berichten worden voorzien van een standaard proclaimer, zoals vastgesteld in het "Besluit proclaimer 2013".

Hoofdstuk 5. Registratie en archivering

Artikel 8. Registratie

1. Archiefwaardige berichten die binnenkomen via een webformulier vanaf de gemeentelijke website worden in het daarvoor bestemde informatiesysteem geregistreerd.

2. Archiefwaardige berichten die rechtstreeks binnenkomen op de algemene postbus gemeente@dewolden.nl worden door in het daarvoor bestemde informatiesysteem geregistreerd.

3. Overige elektronische berichten worden niet geregistreerd bij ontvangst. Op deze berichten vindt dus ook geen termijnbewaking plaats.

Artikel 9. Archivering

1. Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het ter registratie en archivering aanbieden van archiefwaardige berichten, die rechtstreeks zijn ontvangen op of verstuurd vanaf zijn of haar persoonlijke postbus.

2. Bij het beoordelen of een elektronisch bericht in aanmerking komt voor archivering gelden dezelfde criteria als voor papieren stukken.

3. Het aanbieden van berichten ter archivering vindt plaats via de daarvoor geldende richtlijnen.

4. De afdeling die belast is met de documentaire informatievoorziening is verantwoordelijk voor het toetsen van de aangeboden berichten aan de registratiecriteria en het registreren en archiveren van deze berichten.

Hoofdstuk 6. Overige bepalingen

Artikel 10. Verhouding met reglement e-mail

Voor zover het reglement e-mail strijdt met dit protocol prevaleert dit protocol.

Artikel 11. Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit protocol niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit protocol beslist het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 12. Inwerkingtreding

Dit protocol treedt in werking op de eerste dag volgende op die waarop de bekendmaking heeft plaatsgevonden. Het “Protocol elektronisch berichtenverkeer gemeente De Wolden 2010” wordt ingetrokken. 

Artikel 13. Citeertitel

Dit protocol wordt aangehaald als "Protocol elektronisch berichtenverkeer gemeente De Wolden 2013". 

Sluiting

De Wolden, 3 december 2013.

Burgemeester en wethouders voornoemd;

De secretaris, De burgemeester,

T. N.  Kramer, R. de Groot.