Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019

Home > Raad en College > Verordeningen, overige regelingen en beleidsregels > Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019

Gegevens van de regeling

Gegevens van de regeling
OverheidsorganisatieGemeente De Wolden
Officiële naam regelingVerordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019
CiteertitelVerordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019
Vastgesteld doorgemeenteraad
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerpBestuur en recht - verordeningen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. Artikel 33, derde lid, Gemeentewet

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtredingTerugwerkende kracht t/mBetreftDatum ondertekening, Bron bekendmakingKenmerk voorstel
06-03-2019 01-01-2019 Nieuwe regeling 28-02-2019 Digitaal gemeenteblad Onbekend

Tekst van de regeling

gelezen het voorstel van burgemeester en griffier van 14 februari 2019;

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

Besluit:

vast te stellen de volgende verordening:

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019

Hoofdstuk 1. Ambtelijke bijstand

Artikel 1. Verzoek

  1. 1.

    Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

    a. feitelijke informatie van geringe omvang;

    b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

  2. 2.

    De informatie, bedoeld in het eerste lid, geeft de griffier veelal via tussenkomst van een ambtenaar.

  3. 3.

    Als een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, stelt hij de secretaris-directeur daarvan in kennis. De secretaris-directeur beslist.

  4. 4.

    Voor bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen, moties of andere bijstand kan een raadslid zich wenden tot de griffier. Als de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend kan de griffier de secretaris-directeur verzoeken, een of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2. Weigeringsgronden

  1. 1.

    Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris-directeur ambtelijke bijstand tenzij:

    a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    b. dit het belang van de gemeente kan schaden;

  2. 2.

    De secretaris-directeur beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  3. 3.

    Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretarisdirecteur dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3. Beslissing burgemeester bij weigering

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris-directeur wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester.

De burgemeester beslist binnen 14 dagen over het verzoek.

Artikel 4. Beslissing burgemeester op klacht

  1. 1.

    Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

  2. 2.

    Indien overleg met de secretaris-directeur niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5. Registratie verleende ambtelijke bijstand

  1. 1.

    De griffier zorgt voor registratie van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, lid 3, zodat bekend is:

    a. Wanneer en door welk raadslid een verzoek om bijstand is gedaan;

    b. over welk onderwerp om bijstand is verzocht;

    c. aan welke ambtenaar eventueel de verlening van bijstand is opgedragen;

    d. de reden waarom een verzoek is geweigerd bij toepassing van art. 2.

  2. 2.

    De omvang van de verleende ambtelijke bijstand bedraagt maximaal 8 uur per raadslid per kalenderjaar. Bij overschrijding worden opvolgende verzoeken om ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, lid 3, geweigerd.

Artikel 6. Informatie over ambtelijke bijstand

De secretaris-directeur en de griffier spreken af in welke gevallen de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst informatie wordt verstrekt uit de in het vorige artikel bedoelde registratie.

Hoofdstuk 2. Fractieondersteuning

Artikel 7. Bekostigingswijze

  1. 1.

    De fracties, zoals bedoeld in artikel 9 van het Reglement van Orde van de raad van de gemeente De Wolden, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten van het functioneren als fractie.

  2. 2.

    Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 1.000,-- voor elke fractie omvattende twee of meer raadszetels en€ 1.500,-- voor elke fractie omvattende één raadszetel.

    Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 500,-- per raadszetel.

Artikel 8. Bestedingsmogelijkheden fractieondersteuning

  1. 1.

    Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

  2. 2.

    De bijdrage mag gebruikt worden ter bekostiging van onder andere:

    a. fractieassistentie/secretariële ondersteuning;

    b. administratiekosten verbonden aan het fractiewerk;

    c. kosten van abonnementen op bijvoorbeeld raadsstukken voor opvolgers op de lijst;

    d. representatiekosten;

    e. huisvesting;

    f. opleidingen in fractieverband.

  3. 3.

    De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

    c. giften;

    d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen.

Artikel 9. Wijze van uitbetaling

  1. 1.

    De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

  2. 2.

    In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt

    het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

  3. 3.

    Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 12, derde lid.

Artikel 10. Aanpassing fractiebijdrage

  1. 1.

    Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

    a. bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de

    maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

    b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

    c. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 7, tweede lid,

    vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de

    betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

  2. 2.

    Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 11. Reservering

  1. 1.

    De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.

  2. 2.

    De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 7.

  3. 3.

    Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 12 over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

  4. 4.

    De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

  5. 5.

    Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

  6. 6.

    Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 12. Verantwoording

  1. 1.

    Elke fractie legt, binnen één maand na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

  2. 2.

    Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant brengt advies uit aan de raad.

  3. 3.

    De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van:

    a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

    b. de wijziging van de reserve;

    c. de resterende reserve;

    d. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Hoofdstuk 3. Slotbepaling

Artikel 13. Citeerartikel

Deze verordening kan worden aangehaald als:

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019.

Hoofdstuk Inwerkingtreding nieuwe regeling

Artikel 14

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht op 1 januari 2019.

  • 2.

    Op dat tijdstip vervalt de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2015.

  • Sluiting

    Zuidwolde, 28 februari 2019

    De raad voornoemd,

    De griffier, De voorzitter,

    drs. I.J. Gehrke, R.T. de Groot

    Toelichting Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019

    Artikelgewijze toelichting

    Artikel 1

    De verordening is bedoeld om het verlenen van bijstand aan raadsleden te regelen.

    De griffier is als ondersteuner van de raad het centrale aanspreekpunt.

    Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier, die dergelijke verzoeken veelal door tussenkomst van een ambtenaar afdoet.

    Het begrip document wordt hier gebruikt in de zin van de Wet openbaarheid bestuur. Wat betreft verzoeken om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand is de griffier per definitie de centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris-directeur de ambtenaar die de bijstand verleent,

    moeten aanwijzen.

    De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

    Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college en onder leiding van de secretaris-directeur staan.

    Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris-directeur weggelegd.

    Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a. en b. betreft.

    Artikelen 2, 3 en 4

    Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester.

    De burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris-directeur en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Er is daarbij een termijn gesteld van 14 dagen. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet). Deze gang van zaken geldt ook als het raadslid niet tevreden is over de verleende bijstand

    Artikel 5

    Voor eenvoudige informatieverschaffing als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a. en b. is geen begrenzing aangegeven. Voor de ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, vierde lid, is een begrenzing geregeld van 8 uur per raadslid per jaar.

    De onder de zorg van de griffier bij te houden registratie van verleende bijstand voor het opstellen van voorstellen, amendementen, moties en andere bijstand, maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er een beroep wordt gedaan op de ambtelijke organisatie.

    Tevens wordt de behoefte aan deze voorzieningen op deze wijze in kaart gebracht.

    In combinatie met binnen de organisatie gevoerde tijdsregistratie ontstaat het benodigde inzicht voor het beheer en de bepaling van het bereiken van de maximaal te verlenen bijstand per raadslid per jaar. In deze vindt afstemming tussen griffier en secretarisdirecteur plaats met een eventueel bemiddelende rol van de burgemeester.

    Artikel 6

    Het kan van belang zijn dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren.

    In de gedualiseerde verhoudingen spreken de secretaris-directeur en de griffier af in welke gevallen hiervan desgewenst melding wordt gemaakt.

    Artikel 7

    Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning wordt door de raad vastgesteld.

    De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Hierbij is voor eenpersoonsfracties een hogere basisbedrag aangehouden.

    Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op onder meer facilitair gebied

    ontvangen zij middels het bedrag per raadszetel een hogere vergoeding.

    Artikel 8

    Hoewel de fracties grotendeels de vrijheid wordt gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning is ter verduidelijking een opsomming gegeven van bekostigingselementen. Minimumvoorwaarde blijft dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor

    het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning.

    Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren valt buiten dit kader, aangezien het politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

    Artikel 9

    De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.

    Artikel 10

    Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in.

    Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden. Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in

    deze gevallen direct te laten plaatsvinden.

    Artikel 11

    De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden.

    Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling in het zesde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden.

    Artikel 12

    De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de controle op de jaarrekening. Uit het verslag en de accountantsverklaring kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot.

    Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen.

    Artikelen 13 en 14

    Deze artikelen behoeven geen toelichting.