Privacyverklaring

Deze privacyverklaring geldt voor alle personen van wie gemeente De Wolden persoonsgegevens verwerkt. Het gaat hierbij onder andere om:

• Inwoners van de gemeente De Wolden
• Bezoekers van onze website
• (Medewerkers van) externe partijen
• Medewerkers van de gemeente De Wolden
• Andere personen of organisaties die met gemeente De Wolden samenwerken of contact hebben

Welke persoonsgegevens gemeente De Wolden verwerkt

De gemeente De Wolden houdt een overzicht bij van alle verwerkingen van persoonsgegevens. Dit heet een verwerkingsregister. In dit register staat onder andere:

• Welke persoonsgegevens wij verwerken
• Waarom wij deze persoonsgegevens verwerken
• Op welke wettelijke basis wij deze gegevens mogen verwerken
• Welk bestuursorgaan binnen de gemeente hiervoor verantwoordelijk is
• Of wij persoonsgegevens delen met externe partijen
• Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren en wanneer wij deze vernietigen
• Of persoonsgegevens worden verstuurd, opgeslagen of beschikbaar zijn buiten de Europese Unie 

Onze beloftes

1. Rechtmatigheid en zorgvuldigheid

Persoonsgegevens worden op een zorgvuldige en rechtmatige manier verwerkt. Wij verwerken persoonsgegevens altijd volgens de geldende nationale en Europese wetgeving, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). 

2. Transparantie

Wij vinden het belangrijk dat u duidelijk kunt zien hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan. Als wij uw gegevens verwerken, leggen wij dit op een eenvoudige, toegankelijke en begrijpelijke manier uit. Veel van onze aanvraagformulieren verwijzen daarom naar deze privacyverklaring of bevatten extra informatie over de verwerking van persoonsgegevens. 

Het kan zijn dat u eerder al bent geïnformeerd over een bepaalde verwerking. In dat geval ontvangt u deze informatie niet opnieuw. Ons uitgangspunt is dat u altijd uiterlijk vóór de eerste verwerking van uw persoonsgegevens voor een bepaald doel goed geïnformeerd bent.

3. Grondslag en doel

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een geldige wettelijke reden voor is. Ook verwerken wij persoonsgegevens alleen voor een doel dat vooraf is vastgelegd en beschreven. De persoonsgegevens worden in principe alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. In sommige gevallen gebruiken wij de gegevens ook voor een doel dat hiermee te maken heeft. 

4. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Als wij gegevens niet meer gebruiken, bewaren wij deze meestal ook niet meer. Soms zijn wij verplicht om gegevens langer te bewaren. Dit kan nodig zijn voor de uitvoering van onze gemeentelijke taken of omdat de wet dat van ons vraagt. Zo moeten wij op basis van de Archiefwet bepaalde gegevens tijdelijk of blijvend bewaren, ook als wij deze gegevens niet meer actief gebruiken.  

5. Integriteit en vertrouwelijkheid

De gemeente De Wolden zorgt voor een passende beveiliging van uw persoonsgegevens. Dit doen wij om verlies, misbruik en onrechtmatige verwerking of wijziging van gegevens te voorkomen. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt door medewerkers die een geheimhoudingsplicht hebben.

6. Delen van gegevens

In sommige gevallen is het nodig om persoonsgegevens te delen. Wij delen deze gegevens alleen als u daarvoor toestemming heeft gegeven of als dit mag of moet volgens de wet. Voordat wij persoonsgegevens delen met andere partijen, maken wij duidelijke afspraken met hen over het zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens. 

7. Proportionaliteit

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken, kijken wij altijd of het doel in verhouding staat tot uw privacy. Wat wij doen, moet passen bij het doel dat wij willen bereiken. Daarom controleren wij bij iedere verwerking of wij alleen de gegevens gebruiken die echt nodig zijn. 

8. Subsidiariteit

Wij kiezen altijd voor de werkwijze die het minste invloed heeft op uw privacy. Bij elke verwerking bekijken wij of er een minder ingrijpende manier is om het doel te bereiken. 

Data gedreven sturing

De gemeente heeft veel gegevens. Deze gebruiken wij voor onderzoek en om beleid te maken. Bij dit soort onderzoek gebruiken wij alleen gegevens die niet te herleiden zijn tot een individueel persoon, bijvoorbeeld door gegevens per postcode te gebruiken.

Wij gebruiken deze gegevens alleen voor onderzoek dat door of voor de gemeente wordt uitgevoerd. De gegevens zijn verzameld door bevoegde medewerkers. We gebruiken alleen de informatie die echt nodig is voor het doel van het onderzoek.

Als het mogelijk is, passen wij persoonsgegevens zo aan dat deze niet direct te koppelen zijn aan een individuele persoon. Dit doen wij door gegevens te anonimiseren of te pseudonimiseren. 

Uw rechten

U heeft verschillende rechten als de gemeente uw persoonsgegevens gebruikt. Het gaat om de volgende rechten: 

Recht op informatie

Als wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u het recht om hierover informatie te krijgen. U mag bijvoorbeeld vragen welke gegevens wij verwerken en voor welke doelen.

Recht op inzage

U heeft het recht om te bekijken welke persoonsgegevens de gemeente over u heeft. Dit recht geldt alleen voor uw eigen persoonsgegevens. 

Recht op correctie

Als uw persoonsgegevens niet juist of niet volledig zijn, kunt u de gemeente vragen om deze gegevens te verbeteren of aan te vullen. 

Recht op wissen van gegevens

U heeft het recht om de gemeente te vragen uw persoonsgegevens te verwijderen. Dit kan bijvoorbeeld als u uw toestemming voor het gebruik van uw gegevens intrekt, of als de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. 

Recht op beperking van de verwerking

U kunt de gemeente vragen om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Dit kan bijvoorbeeld als u een verzoek heeft gedaan om uw gegevens te corrigeren of als u bezwaar heeft gemaakt tegen een verwerking. Ook als wij uw gegevens eigenlijk moeten verwijderen, omdat ze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, kunt u vragen om de verwerking te beperken. In dat geval worden uw gegevens wel opgeslagen, maar niet verder gebruikt. 

Recht op bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens. Dit kunt u doen als u vindt dat de gemeente, vanwege uw persoonlijke situatie of bijzondere omstandigheden, opnieuw moet kijken naar het doel van de verwerking en uw belangen. Het kan zijn dat uw belangen zwaarder wegen dan het doel waarvoor uw gegevens worden gebruikt. In dat geval stoppen wij met deze specifieke verwerking. 

Recht om uw gegevens over te dragen

Als wij uw persoonsgegevens verwerken met uw toestemming of voor de uitvoering van een overeenkomst, heeft u het recht om deze gegevens over te dragen aan een andere organisatie. Dit geldt alleen voor persoonsgegevens die wij digitaal hebben opgeslagen. Wij kunnen deze gegevens dan aan u of aan een organisatie die u aanwijst, sturen in een digitaal bestand. 

Uw verzoek indienen

Om gebruik te maken van deze rechten kunt u een verzoek indienen bij de gemeente. Dit kan op verschillende manieren. U kunt uw verzoek indienen via ons digitale formulier. Hiervoor moet u inloggen met uw DigiD.

U kunt uw verzoek ook per brief versturen naar het volgende adres: 
Gemeente De Wolden
Postbus 20
7920 AA Zuidwolde

U kunt uw verzoek ook sturen per e-mail naar het volgende e-mailadres:
info@dewolden.nl

Als u uw verzoek per brief of e‑mail indient, vragen wij u om uzelf te identificeren. Dit kunt u doen door een kopie van een geldig identiteitsdocument mee te sturen. Op deze kopie mag u uw burgerservicenummer (BSN) en pasfoto afschermen. U mag ook een watermerk toevoegen. U kunt bijvoorbeeld op de kopie schrijven voor welke organisatie deze is bedoeld en op welke datum u de kopie verstuurd. U kunt ook gebruikmaken van de KopieID-app van de Rijksoverheid. Nadat wij uw identiteit hebben vastgesteld, verwijderen wij de kopie. 

In plaats van het opsturen van een kopie kunt u ook langskomen op het gemeentehuis met uw identiteitsdocument. Hiervoor vragen wij u wel om vooraf een afspraak te maken. 

Wij controleren uw identiteit om te voorkomen dat iemand anders uw gegevens onterecht ontvangt, aanpast of laat verwijderen. Zo beschermen wij uw privacy, bijvoorbeeld als iemand zich voordoet als u en namens u een verzoek indient. 

Binnen één maand nadat wij uw verzoek hebben ontvangen, beoordelen wij dit verzoek. Als wij niet aan uw verzoek kunnen voldoen, kunt u hiertegen bezwaar maken. U heeft ook de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Website

Als u via een online formulier op de website van de gemeente een aanvraag of melding doet, moet u zich soms identificeren met uw DigiD. De gegevens die wij hierbij gebruiken, worden alleen gebruikt om uw aanvraag of melding te behandelen.

De website van de gemeente de Wolden kan links bevatten naar websites van anderen. Gemeente de Wolden is niet verantwoordelijk voor hoe deze andere organisaties omgaan met privacy of privacywetgeving. 

Contact

Heeft u vragen of verzoeken over deze privacyverklaring of over privacy in het algemeen? Dan kunt u een e‑mail sturen naar: privacy@dewoldenhoogeveen.nl.

Functionaris Gegevensbescherming

De gemeente De Wolden heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. Deze functionaris houdt onafhankelijk toezicht op de naleving en uitvoering van de privacywetgeving en het privacy beleid. De FG heeft een onafhankelijke positie binnen de organisatie.

De taken van de Functionaris Gegevensbescherming zijn wettelijk vastgelegd en bestaan onder andere uit het informeren en adviseren over privacy, het houden van toezicht, het vergroten van bewustwording over privacy en het optreden als contactpersoon voor de Autoriteit Persoonsgegevens. 

De FG van gemeente De Wolden is als volgt te bereiken:
Per e-mail: privacy@dewoldenhoogeveen.nl
Per telefoon: 14 0528

Autoriteit Persoonsgegevens

De Autoriteit Persoonsgegevens is de landelijke toezichthouder op het gebied van privacy. Wilt u meer weten over de bescherming van uw persoonsgegevens? Dan kunt u kijken op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigen privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan op elk moment worden aangepast. Wijzigingen gelden vanaf het moment dat zij op de website zijn gepubliceerd. Wij adviseren u om deze privacyverklaring regelmatig te bekijken, zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.

Melden beveiligings- of datalek

Heeft u een zwakke plek gevonden in één van onze (digitale) systemen? Of kunt u vertrouwelijke informatie zien, zoals persoonsgegevens? Dan vragen wij u om dit bij ons te melden.U kunt een beveiligingslek melden via ons digitale formulier voor het melden van kwetsbaarheden. Meer informatie vindt u op de pagina over het melden van een beveiligingslek (CVD).Een datalek kunt u melden door een e-mail te sturen naar servicedesk@dewoldenhoogeveen.nl met als onderwerp ‘datalek’.Stuur alle informatie mee die u heeft, zoals een schermafbeelding. Deel de informatie over het datalek niet met anderen totdat het lek is verholpen.